El 90% de los fraudes en las pymes son internos: cómo protegerse

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Dueño de una larga trayectoria en puestos similares, Matías Nahón es Managing Director de Berkeley Research Group para Cono Sur, firma global que brinda servicios de consultoría estratégica, investigaciones y compliance, fundada en 2000 en California, los Estados Unidos. La compañía –que desembarcó  en 2016 en América latina con seis oficinas, incluida la Argentina, y que facturó  más de u$s 500 millones a nivel mundial– se especializa, entre otras cuestiones, en investigaciones de fraudes.

A mediados de abril de este año, un fondo de inversión afiliado a Endeavor Capital aportó  u$s 62,5 millones para impulsar aún más su expansión. Dentro del amplio abanico de servicios que la empresa brinda en todo el mundo, en el país, el equipo liderado por Nahón se dedica, sobre todo, a investigaciones, inteligencia estratégica, compliance, AML y certificaciones específicas.

En un mano a mano con Pyme, el experto analiza qué segmentos son los más vulnerables al descomportamiento desleal, qué pasa si no se detecta a tiempo un fraude y cómo puede una pequeña o mediana empresa protegerse sin realizar inversiones que demanden sumas de dinero inalcanzables. Su diagnóstico de la situación local.

Se cree que los fraudes se dan, sobre todo, en grandes firmas. ¿Hasta qué punto es así?

Es así, y la situación se da tanto por la complejidad de aplicar controles reales como por la falta de seguimiento una vez que dichos controles fueron diseñados e implementados. Las empresas grandes, por lo general, se encuentran en un estado de vulnerabilidad más alto con respecto a las empresas chicas.

¿Qué fraudes son los más comunes en las pymes y cuál es la principal causa?

Los fraudes más comunes  son el robo de mercadería, la connivencia entre compradores y proveedores y la connivencia entre vendedores propios y clientes. Las pymes que más sufren son las que no poseen controles internos adecuados, más allá del tipo de industria en cuestión, siempre considerando que el origen es de naturaleza interna en un alto porcentaje.

¿Qué industrias suelen ser más afectadas?

Determinadas industrias son propensas a determinados fraudes. Existen hechos ilícitos; como el pago de dádivas por contrataciones, el fraude financiero, el robo de efectivo o su uso indebido, la sustracción con posterioridad a la registración, gastos y facturas falsas o facturas reales por conceptos falsos, alteración de valores y registraciones falsas; que se detectan por igual en todos los segmentos y en compañías de distintas dimensiones.

¿Qué áreas o departamentos son los más vulnerables habitualmente?

La experiencia y la documentación en este tipo de empresas no son consistentes, al menos en el país, como sí lo son, en cambio, en grandes firmas, donde abundan datos. No obstante, vemos que las áreas afectadas son prácticamente las mismas que las de grandes empresas. Es decir, los sectores de compras, ventas, logística y marketing.

El 90% de los fraudes son internos.

¿Los perpetradores suelen ser del mismo equipo o agentes externos?

El 90% de los fraudes son internos. Sin embargo, notamos un crecimiento de la colaboración de agentes externos. Me refiero al acceso ilegal a información sensible por parte de terceros. Para ello, hace falta, al menos, un empleado interno y un individuo externo.

¿Qué pasa si no se detecta a tiempo un fraude y si no se lo frena antes de que sea demasiado tarde?

El crecimiento de fraudes, así como del tamaño de los mismos, es directamente proporcional a la sensación de impunidad por parte de aquellos que los cometen. La variable tiempo es, sin dudas, el factor más importante que incide sobre la sensación de impunidad.

¿Cómo aconseja lidiar con una desvinculación por fraude?

El dilema es comprobar el fraude. Los abogados sugieren no realizar un despido con causa. Un juicio es costoso y el fuero laboral  tiende a ser más favorable para el empleado que para el empleador. Ante este panorama, se suele optar por la instancia extrajudicial como medio. En la Argentina, se estima que se judicializan solo el 1% de los casos.

Sin embargo, esto no es tan recomendable. En la minoría de los casos, el acto ilícito es cometido por una sola persona. Normalmente, se trata de un individuo que opera con connivencia, por lo que un simple despido no elimina el problema. Está comprobado que por cada maniobra fraudulenta que se identifica, están ocurriendo dentro de la compañía entre dos a cinco más. Desvincular sin una investigación previa solo aumenta la sensación de impunidad en otros empleados. En las pymes, los fraudes son un “secreto a viva voz”. En este sentido, realizar investigaciones, iniciar acciones legales y tomar las riendas del asunto es un claro mensaje a otras células potenciales. Un elemento clave es la comunicación de la desvinculación, tanto interna como externamente.

Matías Nahón, Managing Director de Berkeley Research Group para Cono Sur.

¿De dónde provienen mayoritariamente las denuncias?

La mayor parte de las denuncias son anónimas y provienen de personas que posiblemente participaron de la maniobra defraudadora y que, por diferentes motivos, se apartaron de ellas o sienten temor a ser descubiertas. De allí que una de las prácticas para prevención más recomendada por los expertos a nivel mundial es la habilitación de líneas de denuncias administradas por profesionales externos, para que este tipo de hechos puedan ser puestos en conocimiento. La práctica demuestra que estos canales son extremadamente efectivos.

En materia de prevención, ¿cuál es el diagnóstico? Es decir, ¿las pequeñas y medianas empresas toman medidas para protegerse?

Al igual que en el resto de las empresas, las acciones de prevención son pocas o nulas. Lamentablemente, el fenómeno se verifica fuertemente en el país, y entendemos que está  en línea con el perfil de empresario pyme que, en general, se siente autosuficiente. “¿Cómo me pudo pasar esto a mí, si yo controlo todo?”, es una expresión que escuchamos frecuentemente cuando nos contactan para investigar un fraude ya cometido.

Está comprobado que por cada maniobra fraudulenta que se identifica, están ocurriendo al mismo tiempo entre dos a cinco más dentro de la misma compañía.

Cuando una pyme invierte en protección, ¿se embarca en un gasto significativo? ¿Cómo puede hacer una pequeña firma para incluir acciones de este tipo sin realizar inversiones que demanden un capital elevado?

Las inversiones en prevención no son costosas y mucho menos en relación al posible daño de un fraude. Por otra parte, es correcto considerar que los fondos que se asignan a la prevención son inversiones, y no gastos.

¿Qué tan alta es la incidencia de fraudes? 

Según las estadísticas, siete de cada 10 empresas fueron víctimas de, al menos, un caso de fraude durante el último año. La tendencia es creciente desde 2011. Más grave aún es la percepción de la ocurrencia de fraudes en países como el nuestro. Los inversores extranjeros ven a la región como la más corrupta del mundo, lo cual complica la posibilidad del desembarco de inversiones.

En comparación con América latina, ¿cómo se encuentra la tasa de hechos fraudulentos en la Argentina? ¿Cuál fue su evolución en el último tiempo? 

La Argentina posee uno de los más altos índices de la región en lo que respecta a fraudes. En los últimos años, estos delitos crecieron, acompañando la tendencia que se verifica en el mundo. Podría inferirse que aumentan con las crisis económicas y la pérdida de empleo, pero a nivel global hay un incremento del fraude y la sofisticación del mismo, hasta en los países centrales con economías estables.

Si tuviera que dar tres sugerencias a una pyme para protegerse, ¿cuáles serían? 

Al igual que en el caso de grandes empresas, el primer paso es realizar un mapa de riesgos potenciales de fraudes, para determinar a través de un análisis técnico cuáles son las áreas más vulnerables. En función del diagnóstico, se deberían implementar controles por medio de manuales y procesos que deben llevarse a cabo en esos sectores críticos; y, a continuación, transmitir al personal las acciones de prevención que se ejecutaron. Este esquema de trabajo conjunto, entre la gente interna que conoce el negocio y el apoyo técnico que tiene experiencia en prevención de fraudes, asegura un grado de protección que se puede poner en funcionamiento en un corto plazo.

El abordaje en firmas familiares

¿Cómo tomar medidas antifraude en negocios familiares? ¿Cómo hacer para que un conflicto previo no escale con la incorporación de un nuevo control o elemento de transparencia? Nahón opina que las pymes familiares enfrentan un desafío mayor a la hora de realizar tareas de auditoría, ya que el límite entre la relación familiar y la laboral no siempre se establece de antemano: “El reto es anterior al fraude, y es del management. Si se logró vencer este obstáculo frecuente, será más fácil implementar controles, lo que reducirá la ocurrencia de fraudes”.

Algunas recomendaciones del especialista para que el monitoreo de procesos sea efectivo son: la identificación de áreas sensibles de la empresa, el armado de un comité de ética (similar al de las grandes corporaciones), consultas con asesores externos que revisen los procedimientos, el reconocimiento de líderes dentro de la organización para que éstos realicen capacitaciones sobre la temática y el control en áreas que están fuera de órbita familiar, aunque siempre manteniendo la atención sobre el círculo de confianza.

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